Exit le papier ! Une fois encore… 😊
Le gouvernement français, à l’instar de ses homologues européens, va accélèrer la transition vers le tout numérique pour les factures.
Même reporté, nous n’y « échapperons » pas.
A compter du 1er juillet 2024 (demain 😊) et d’ici 2026, plus ou moins, toutes les entreprises devront de toute manière migrer vers une solution permettant de dématérialiser leurs factures.
Cette obligation ne doit pas être vue comme une contrainte, mais un moyen d’être plus productif tout en sécurisant de précieuses données.
Depuis quelques années, les entreprises ont entamé leur transformation numérique.
Dans bien des cas, la première étape concerne la facturation.
De nombreux éditeurs proposent leurs logiciels à installer sur ordinateur ou accessibles à distance via un navigateur Web.
Pour les rares entreprises qui n’ont pas encore franchi le pas, il est vraiment temps de s’y mettre, car l’État a décidé d’accélérer la transition vers le tout numérique.
« Le déploiement de l’obligation de facturation électronique se fera progressivement, en tenant compte.de la taille des entreprises, afin de permettre à chacun de s’approprier ses nouvelles obligations dans les meilleures conditions », précise le ministre de l’Économie sur son site.
Un échéancier a été arrêté pour les échanges entre entreprises privées, mais également pour la transmission des données à l’administration.
La facturation électronique s’appliquera selon le planning suivant :
- À compter du 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises ;
- À compter du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- Enfin, à compter du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises et microentreprises devront émettre leur facturation de manière totalement dématérialisée.
Cela signifie que les entreprises ont l’obligation de sélectionner un prestataire au 1er juillet 2024.
Cet échéancier est aussi l’occasion de rappeler que scanner une facture ne peut être considéré comme une facture électronique.
C’est un processus bien défini : il s’agit de la création, de l’échange et du traitement automatisés de factures entre fournisseurs et acheteurs.
Cette facture électronique est transmise, traitée et archivée sur ordinateur dans un format sécurisé et lisible, qui ne sera pas un .pdf considéré comme modifiable donc non sur.
Ce qui signifie que son cycle de vie est donc entièrement… électronique.
Selon le ministère de !’Économie, « la généralisation de la facturation électronique aux entreprises assujetties à la TVA, associée à la transmission complémentaire d’informations à l’administration fiscale, poursuit quatre objectifs »:
- Simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation.
- Simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations.
- Améliorer la détection de la fraude.
- Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
Par ailleurs, la facturation numérique présente trois garanties majeures aux TPE et aux PME :
- La conformité avec la réglementation, en particulier pour les mentions à intégrer dans les factures et l’horodatage permettant de certifier l’intégrité des documents.
- Un contrôle accru sur les délais de traitement et de paiement, pour une gestion optimisée de la trésorerie.
- Une traçabilité qui, en cas de litige, équilibre la charge de la preuve, notamment à travers la signature électronique.
Au sein des TPE et des PME, la facture électronique soulève néanmoins des inquiétudes relatives à la sécurité des procédés.
Comment garantir l’intégrité d’une facture dématérialisée ?
Pour la société réceptrice, comment s’assurer de l’identité de l’émetteur ?
Il est important de comprendre que la conformité d’une facture électronique repose sur trois prérequis :
- La lisibilité : elle doit être compréhensible par tous;
- L’intégrité des données : des modifications du document ne sont pas possibles ;
- L’identité de l’émetteur est vérifiée via une authentification sécurisée, le but étant de limiter au maximum les risques d’usurpation et donc les tenÂtatives de fraudes. De nombreuses entreprises sont en effet victimes de personnes malveillantes qui usurpent l’identité d’un fournisseur pour envoyer de fausses factures et des coordonnées bancaires dans un lointain pays …
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UN ARCHIVAGE SÉCURISÉ
Parmi les mesures à déployer lorsqu’on met en place une politique de dématérialisation, la signature électronique s’avère donc indispensable.
Parmi les trois types de signatures électroniques (signature électronique simple, signature électronique avancée et signature électronique qualifiée), la signature avancée est la plus utilisée par les entreprises.
Elle garantit l’intégrité du document et des données signés ainsi que l’identité numérique du signataire.
Autre mesure indispensable à mettre en place : le stockage sécurisé des factures.
Attention à ne pas confondre » sauvegarder » et » archiver ».
Toutes les entreprises sauvegardent ou devrait sauvegarder régulièrement leurs données (le fameux pétrole du 21ème siècle) et donc leurs factures électroniques sur des serveurs en local (sur site) ou à distance, soit chez un prestataire informatique, soit dans le cloud.
Ces sauvegardes sont indispensables, mais la restauration est encore plus importante.
Une bonne politique de sécurité doit assurer la continuité de l’activité même en cas de piratage du réseau informatique ou d’incendie.
Or, très peu d’entreprises mènent au moins une fois par an des tests de restauration avec le prestataire qui les héberge.
Cette opération devrait pourtant être récurrente comme c’est le cas pour les exercices d’évacuation en cas d’incendie.
Il en va de la résilience de l’entreprise.
Toujours à propos de résilience et de factures électroniques, il est indispensable de mettre en place un archivage sécurisé des précédentes années.
Afin de garantir un espace d’archivage sécurisé, la notion de coffre-fort électronique a été mise en place et standardisée par l’AFNOR au sein de la norme NF Z42-020.
Par rapport au Système d’Archivage Electronique, le coffre-fort électronique garantit un maximum de fonctionnalités nécessaires à un espace de stockage.
Cette solution garantit la pérennité, la sécurité, la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des documents à vocaÂtion probatoire qui y sont déposés.
En conclusion, il est recommandé d’anticiper ces échéances afin d’être opérationnel et aussi de bénéficier des avantages de la dématérialisation.
Il est important de désigner un « chef de projet facture » et une équipe dédiée en identifiant tous les acteurs DSI, DAF, responsable achat, expertÂcomptable, commissaire aux comptes.
Il convient enfin de réaliser un état de lieux de l’existant et d’identifier les travaux à initier pour lancer le projet… urgemment car le 1er juillet 2024, c’est dans 6 mois maintenant.